Archives en ligne : Les points à améliorer

Dans son dernier numéro, la Revue française de généalogie consacre un article sur les archives en ligne, et propose dix points d’amélioration.  Quels sont-ils ? Peut-on en demander plus ?

La Revue française de généalogie (1), sous la plume de Guillaume de Morant, nous livre un dossier de cinq pages sur les archives en ligne. Quels sont les utilisateurs ? Qu’est-ce qui fonctionne et surtout ce qui ne fonctionne pas.

Guillaume de Morant propose dix points à améliorer.

Sachant qu’en 2016, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) souhaite lancer un portail national pour les archives en ligne, j’aimerais apporter ma modeste pierre à l’édifice et ouvrir sur ce blog le débat afin que les généalogistes puissent se faire entendre et être partie intégrante dans ce projet.

 

1. L’adresse

Comme le souligne Guillaume de Morant, l’URL des archives en ligne est  composée au mieux du nom du département et du mot archives ; exemple : archivesenligne.yonne-archives.fr ou archives.cotedor.fr. Malheureusement, ce n’est pas le cas partout, et il arrive que le site d’archives en ligne soit « noyé » dans l’adresse du site du Conseil général qui l’héberge.

Pourquoi ne pas profiter des nouvelles extensions personnalisées rendues possible par l’ICANN et demander l’extension .archives ? L’URL de toutes les archives départementales serait construite sur la base « nom du département.archives »

Y aurait-il une restriction technique empêchant l’utilisation de cette extension ? Si tel n’est pas le cas, pourquoi ne pas envisager cette uniformisation des adresses ?

 

2. L’information donnée aux usagers / 7. Les instruments de recherche

Avoir une page « Actualités » c’est bien, pouvoir la suivre via une lettre d’information, comme suggérée par GdM, c’est mieux.

Si la mise en place d’une telle lettre d’information implique trop de gestion (mise en pages, gestion des abonnements, …) pourquoi ne pas mettre en place un flux RSS des actualités du site ?

Bien que cette solution semble évidente, elle est loin d’être appliquée par la majorité des sites.

Tous les sites d’archives en ligne devraient avoir sur leur page d’accueil, et clairement identifiés, l’état général des fonds et l’état des fonds en ligne.

 
Exemple de présentation des fonds en ligne. AD Maine-et-Loire
 
 

Toutefois, une amélioration de l’instrument de recherche, comme demandé en point 7 par GdM, aiderait l’utilisateur.

Cette amélioration passe, selon moi, par la généralisation de la recherche par commune.

En un clic, le chercheur sait à quels fonds en ligne il peut accéder sur une commune donnée.

 
source AD Yonne
 

3. Hébergement et gestion du site

Comment informer les usagers d’une panne sur le site ? Guillaume de Morant suggère, à juste titre, qu’un message posté sur les réseaux sociaux ne coûte rien.

Qu’il s’agisse d’archives départementales ou municipales, très peu sont  présentes sur les dis réseaux ; voir à ce titre les recensements effectués par la Revue française de généalogie.

Bien sûr, la généralisation de la présence des archives sur les réseaux sociaux est plus que souhaitable, mais en attendant, il est possible de personnaliser des pages d’erreur (les fameuses pages 404). Un petit message à l’attention des usagers, c’est toujours bien vu.

 

4. Les logiciels utilisés par les sites / 5. Les permaliens

Sur huit visionneuses utilisées par les archives en ligne, seule une est compatible avec les tablettes (Archinoë).

À l’heure des archives en ligne, de plus en plus de généalogistes se contentent de faire pointer leur logiciel de généalogie vers l’image en ligne. Outre le problème de la pérennité des liens, soulevé en point 5 par Guillaume de Morant, se pose le problème de la visualisation.

Le généalogiste est mobile et la tablette devient le lien avec la famille pour montrer la généalogie. Or visualiser un acte en ligne sur une tablette relève encore de la gageure : qualité de l’affichage, zoom, sélection des informations.

Pourquoi ne pas demander aux archives de mettre en ligne un site qui soit « responsive design », à savoir qui s’adapte à l’écran sur lequel le site est visualisé ? À cela, j’inclue bien sûr la visionneuse.

 

6. Le partage

« Les archives méritent d’être partagées à un maximum d’internautes ». Guillaume de Morant demande que les documents soient accompagnés d’un minimum d’informations.

Personnellement, j’apprécie les notices du site Gallica :

Gallica
 
 

L’inconvénient, toutefois, est que ces informations ne sont pas exportables avec l’image.

Est-il envisageable dès qu’une image est sauvegardée dans le panier  de l’utilisateur, d’inclure les informations de source, cote, date, auteur en tant que métadonnées ?

Faciliter le partage des informations, c’est aussi avoir une politique commune et claire.

Ne serait-il pas temps d’abroger ou d’adopter une licence-clic commune, clairement expliquée et compréhensible par le grand public ?

 

8. L’ergonomie

Nous revenons sur la qualité de l’accueil abordée en points 2 et 7. Un site, quel qu’il soit, se doit de penser à tout le monde. Tous les visiteurs ne sont pas archivistes et n’ont donc pas la logique du classement archivistique pour trouver un document. Tous les visiteurs ne sont pas des généalogistes aguerris qui savent quel document rechercher et où. Il faut penser aux débutants.

Le site des archives de l’Aube est intéressant. Il propose un accès en deux temps.

Une première page présentant les fonds en ligne :

 

Une page dédiée à la généalogie et aux premiers fonds qui intéresseront le généalogiste.

 
 
 

9. Les fonds et données numérisées

94 % des visiteurs déclarent consulter un site d’archives en ligne pour une recherche généalogique. Pourquoi dans ce cas, certains départements s’évertuent à mettre d’abord en ligne des cartes postales ou le cadastre ? Ce ne sont pas les premiers fonds que recherchent les généalogistes. 96 % d’entre eux consultent en priorité les registres paroissiaux et l’état civil.

À terme, tous les documents sont susceptibles d’intéresser le généalogiste. Toutefois, au vu des résultats de l’enquête publiée par les Archives de France, il apparaît comme une évidence que tous les départements doivent mettre en priorité sur leur site l’état-civil numérisé.

 

10. Pratiques collaboratives

Le dernier point aborde l’enjeu que représente l’indexation des données présentes dans les fonds des archives.

Si les archives veulent attirer un maximum de bénévoles, je pense qu’elles doivent revoir leur façon de penser l’indexation en proposant des niveaux progressifs et des lots allégés.

Je vais prendre comme exemple, l’indexation collaborative aux archives de l’Yonne.

J’ai choisi de participer à l’indexation des fiches matricules. Les lots à indexer sont inégaux. Les plus petits sont les premiers partis. Ayant pris le train en marche, je me retrouve avec un lot de 900 vues à visionner et indexer. Bien sûr, j’ai jusqu’en janvier 2015 avec possibilité de prolongation pour le faire. Malgré ma bonne volonté, j’ai eu un moment de recul face au volume du lot. Combien ont abandonné ?

Pour indexer l’état-civil et les registres paroissiaux, un des deux textes soumis dans le test de validation est un texte du 18e siècle qui sera difficile à transcrire pour un débutant.

Pourquoi décourager les bonnes volontés avec des volumes et des écrits qui nécessitent du temps et/ou une certaine expérience ?

Ne serait-il pas plus judicieux de laisser le choix au bénévole et de vérifier son niveau selon la période choisie ? Vous voulez indexer un lot d’état-civil du 19e siècle ? Nous vous testons sur les écrits de cette période. Vous vous proposez pour des registres paroissiaux du 17e siècle ? Le test porte sur cette période.

C’est en accompagnant les bénévoles dans l’indexation par des tests et des volumes de lots adaptés, que la pratique collaborative a le plus de chances de se développer.

Enfin, pour conclure ce billet sur les améliorations à apporter aux sites d’archives en ligne, je vous conseille de lire un échange en date du 12 septembre 2014 qui s’est tenu entre plusieurs généalogistes sur Twitter (lien).

Brigitte nous faisait part d’un rêve :

Et si le portail envisagé par le SIAF devenait un super-portail avec un moteur recherchant dans toutes les bases, y compris celles des associations ?

 

 
(1) La Revue française de généalogie, n°214 oct-nov 2014, L’enquête vérité sur les archives en ligne, pages 13 – 17.