Comment nommer ses documents en généalogie ?

Suite du dossier consacré à l’organisation des dossiers généalogiques (1). Après avoir organisé nos dossiers informatiques, nous allons nous interroger sur le nommage des documents.

Là encore, il n’existe pas de standard généalogique. Je le regrette. Même si notre façon de travailler est différente, nos documents, en dehors des archives familiales, ont les mêmes origines. Notre passion est basée sur l’échange. Ne serait-ce pas idéal de pouvoir s’échanger outre un fichier Gedcom, sans perte de données, des documents compréhensibles par tous ?

Utopie ? Peut-être pas.

Longtemps j’ai nommé mes documents comme je nommais mes fichiers informatiques : numSosa_aaaammjj_acte_lieu

A force de pratique et d’échanges avec d’autres généalogistes, j’ai réalisé que cette méthode n’était pas la bonne.

Pourquoi ?

Parce qu’en dehors de moi, personne ne comprends ce code. Il faut ouvrir le document, le lire pour savoir de qui il s’agit. En outre, il manque une information importante, l’origine de la source.

Nouvelle séance de remue-méninges avec moi-même et questions à mes camarades de jeu.

Dans l’article Comment organiser ses dossiers généalogiques ? j’expliquais gérer des individus puis des actes; telle est ma démarche généalogique.

Pour nommer mes fichiers mon raisonnement est inverse : je gère des documents puis des individus.

Ma gestion documentaire doit donc être la plus précise possible, mon but étant toujours de ne pas perdre de temps à chercher un document ou à en comprendre sa codification.

En outre, je ne travaille pas que pour moi, mais aussi pour la communauté généalogique. Je suis toujours heureuse de partager mes informations.

Je me suis donc posée la question : lorsque je transmets un acte, quelles sont les informations que je veux transmettre ? Lorsque mon correspondant reçoit un acte je veux qu’il sache, sans avoir à ouvrir le document :

– de qui est-ce-qu’il s’agit (nom-prénom)

– de la date de l’évènement (format aaaammjj)

– du type d’évènement

– du lieu de l’évènement (département + ville)

– de l’origine de la source (origine + cote)

La source sera codée Crouzet-Marie_18111116_D_42_Marlhes_AD42_3NUMEC2-3E1404

Cette codification ne prend plus en compte la numérotation Sosa, valable seulement pour ma généalogie; elle est compréhensible pour moi et mon interlocuteur.

 

Si vous souhaitez revisiter votre codification, renommer ses documents est une entreprise de longue haleine. Réfléchissez bien avant, le but n’étant pas de changer tous les ans, mais d’être le plus précis possible. Profitez de votre revue annuelle pour modifier vos fichiers.

Sachez aussi qu’il existe des utilitaires pour des renommages de masse tels Ant Renamer ou RenommatiK.

Pour vous organiser efficacement, après avoir réfléchi sur votre pratique de la généalogie, interrogez-vous sur votre gestion des documents : que transmettez-vous (des individus ou des documents) ? quelles sont les informations pertinentes pour vous-même et votre interlocuteur ?

Lorsque vous aurez défini votre codification, écrivez une note explicative que vous classerez dans vos dossiers pour les chercheurs futurs.

Pensez-vous qu’un standard sur le nommage des documents en généalogie devrait être utilisé ?

N’oubliez pas de répondre au sondage sur la page Facebook de La Gazette au sujet de votre organisation !

(9) Comment organiser ses dossiers généalogiques ? La Gazette des ancêtres, publié le 9 avril 2012.

 

EDIT du 18 avril 2012 : modification du titre + du texte (remplacement de « source » par « document »

 

Image: renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net