Comment nommer ses documents en généalogie ?

Suite du dossier consacré à l’organisation des dossiers généalogiques (1). Après avoir organisé nos dossiers informatiques, nous allons nous interroger sur le nommage des documents.

Là encore, il n’existe pas de standard généalogique. Je le regrette. Même si notre façon de travailler est différente, nos documents, en dehors des archives familiales, ont les mêmes origines. Notre passion est basée sur l’échange. Ne serait-ce pas idéal de pouvoir s’échanger outre un fichier Gedcom, sans perte de données, des documents compréhensibles par tous ?

Utopie ? Peut-être pas.

Longtemps j’ai nommé mes documents comme je nommais mes fichiers informatiques : numSosa_aaaammjj_acte_lieu

A force de pratique et d’échanges avec d’autres généalogistes, j’ai réalisé que cette méthode n’était pas la bonne.

Pourquoi ?

Parce qu’en dehors de moi, personne ne comprends ce code. Il faut ouvrir le document, le lire pour savoir de qui il s’agit. En outre, il manque une information importante, l’origine de la source.

Nouvelle séance de remue-méninges avec moi-même et questions à mes camarades de jeu.

Dans l’article Comment organiser ses dossiers généalogiques ? j’expliquais gérer des individus puis des actes; telle est ma démarche généalogique.

Pour nommer mes fichiers mon raisonnement est inverse : je gère des documents puis des individus.

Ma gestion documentaire doit donc être la plus précise possible, mon but étant toujours de ne pas perdre de temps à chercher un document ou à en comprendre sa codification.

En outre, je ne travaille pas que pour moi, mais aussi pour la communauté généalogique. Je suis toujours heureuse de partager mes informations.

Je me suis donc posée la question : lorsque je transmets un acte, quelles sont les informations que je veux transmettre ? Lorsque mon correspondant reçoit un acte je veux qu’il sache, sans avoir à ouvrir le document :

– de qui est-ce-qu’il s’agit (nom-prénom)

– de la date de l’évènement (format aaaammjj)

– du type d’évènement

– du lieu de l’évènement (département + ville)

– de l’origine de la source (origine + cote)

La source sera codée Crouzet-Marie_18111116_D_42_Marlhes_AD42_3NUMEC2-3E1404

Cette codification ne prend plus en compte la numérotation Sosa, valable seulement pour ma généalogie; elle est compréhensible pour moi et mon interlocuteur.

 

Si vous souhaitez revisiter votre codification, renommer ses documents est une entreprise de longue haleine. Réfléchissez bien avant, le but n’étant pas de changer tous les ans, mais d’être le plus précis possible. Profitez de votre revue annuelle pour modifier vos fichiers.

Sachez aussi qu’il existe des utilitaires pour des renommages de masse tels Ant Renamer ou RenommatiK.

Pour vous organiser efficacement, après avoir réfléchi sur votre pratique de la généalogie, interrogez-vous sur votre gestion des documents : que transmettez-vous (des individus ou des documents) ? quelles sont les informations pertinentes pour vous-même et votre interlocuteur ?

Lorsque vous aurez défini votre codification, écrivez une note explicative que vous classerez dans vos dossiers pour les chercheurs futurs.

Pensez-vous qu’un standard sur le nommage des documents en généalogie devrait être utilisé ?

N’oubliez pas de répondre au sondage sur la page Facebook de La Gazette au sujet de votre organisation !

(9) Comment organiser ses dossiers généalogiques ? La Gazette des ancêtres, publié le 9 avril 2012.

 

EDIT du 18 avril 2012 : modification du titre + du texte (remplacement de “source” par “document”

 

Image: renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

Commentaire (29)

  • Yannig| 8 novembre 2012

    Bonsoir,<br /><br />Lorsque l&#39;on parle de son usage il faut distinguer plusieurs choses comme dit par un intervenant! Toutefois il faut aussi se soumettre à une certaine logique qui nous amène à faire des choix mais il faut IMPÉRATIVEMENT séparer le contenu du contenant.<br />C&#39;est un gage de pérennité et de réutilisation multiple d&#39;un même document/fichier.<br /><br />Lorsque l&#39;

  • Sophie Boudarel| 11 septembre 2012

    Bonjour Olivier,<br /><br />Pour noter des informations complémentaires sur vos documents, vous pouvez passez par l&#39;explorateur Windows. En sélectionnant l&#39;image vous aurez différents champs dans une barre de menu s&#39;affichant en bas de votre écran. Vous pourrez y saisir des tags mais aussi des dates ainsi que des informations complémentaires.<br /><br />Concernant vos ancêtres TROCHON

  • cOOdil| 10 septembre 2012

    Bonjour,<br /><br />J&#39;interviens tardivement sur cet article car je découvre ce blog petit à petit (et avec émerveillement !).<br /><br />Cet article m&#39;a fait réaliser une chose : toutes les recherches que nous avons faites doivent/peuvent servir un jour et il est alors important de les classer de manière pertinente et accessible …<br /><br />Personnellement (pour le moment, mais cet

  • Jimbo| 17 avril 2012

    @Jordi: j&#39;ai oublié de préciser que dans la zone commentaires de mon image, je mets une copie de ce que j&#39;ai dans ma note d&#39;événement. Si demain, mon logiciel plante complétement, je pleure, mais je peux repartir de zero (toujours en pleurant).

  • Sophie Boudarel| 17 avril 2012

    Je viens de faire un petit test. Dans les propriétés/détail d&#39;une image, il est possible de renseigner une zone commentaire.<br />Cette zone peut être renseignée avec les cotes archives du document.<br />Ces informations ne sont pas perdues lorsque l&#39;image est envoyée à un tiers.<br /><br />En ouvrant l&#39;image, votre destinataire a toutes les informations concernant l&#39;acte :

  • Jordi| 17 avril 2012

    Techniquement, un simple numéro d&#39;ordre serait suffisant, tant que le lien est fait avec la base de données. Mais nos bases de données n&#39;ont rien de pérenne, même si l&#39;on fait des efforts dans ce sens (cloud, etc…).<br />En cas de plantage, de perte de la base, avoir tout de même quelques éléments descriptifs dans le nom de fichier serait appréciable.L&#39;utilisation des Exif est

  • d'Aïeux et d'Ailleurs| 16 avril 2012

    @mistike @gazettedesancêtres<br />Je crois que j&#39;ai retrouvé le software pour insérer des meta dans les données exif d&#39;un JPG ! Il s&#39;agit d&#39;ajouter les tags de Picasa dans les métadonnées du fichier.<br />http://www.anvo-it.de/wiki/avpicfacexmptagger:main

  • Jimbo| 16 avril 2012

    Mince, j&#39;ai écrit une réponse hier soir, j&#39;ai vérifié qu&#39;elle était bien postée et ce matin, plus rien. Snif !<br />Est ce le lien vers un exemple de ma base PG qui aurait fait planter la mise en ligne ?<br /><br />@Isabelle: une source unique pour les registres paroissiaux et EC n&#39;empêche pas mon correspondant de trouver l&#39;info.<br />Dans Heredis, j’ai une source « Chevillon

  • Isabelle| 16 avril 2012

    @Sophie Pour ma part,j&#39;ai un dossier unique et j&#39;y mets tout. J&#39;ai deux objectifs :<br />- aller vite pour classer le document<br />- aller vite pour retrouver le document<br />Pour ça, il fallait simplifier : je ne voulais pas de dossiers/sous-dossiers/. De cette manière je ne me pose pas de questions du type &quot;dans quel sous-dossier dois-je classer ?&quot;.<br />Par contre tout

  • Sophie Boudarel| 16 avril 2012

    @Isabelle, @Jordi, @Jimbo :<br /><br />Vos commentaires sont très enrichissants, merci ^_^<br />Je pense que je ferai une nouvelle note avec vos remarques car elles m&#39;interpellent également.<br /><br />Si nous partons dans l&#39;hypothèse d&#39;un dossier informatique unique avec, dedans, l&#39;ensemble de nos documents (ou fichiers) généalogiques, y incluez-vous les photos ou créez-vous un

  • Sophie Boudarel| 16 avril 2012

    @Guillaume :<br />Merci Guillaume pour ce rappel qui rejoint mes réflexions et les remarques laissées en commentaires.<br />Le débat est vaste. Bien qu&#39;une identification unique serait l&#39;idéale pour les échanges entre généalogistes, la pratique est limitée par la vision que chacun a de ses recherches.

  • Sophie Boudarel| 16 avril 2012

    @Véronique : Je ne suis pas sûre de bien comprendre votre commentaire. Vous écrivez que l&#39;article est inintéressant, soit, mais votre pratique est la même que celle que je décris : vous précisez le nom de l&#39;individu, le type d&#39;acte et la date.<br /><br />Bien sûr, que chacun fait comme il l&#39;entend, je ne suis pas là pour donner des leçons. Malgré mes années de pratique, j&#39;ai

  • Jimbo| 15 avril 2012

    @Isabelle: Pour ma part, ma facon de faire ne géne absolument pas. Vous souhaitez retrouver à coup sur le document qui vous permet de faire le lien avec la naissance du tonton Jean DUPONT, décédé à Trifouillis les oies.<br /><br />Si j&#39;indique comme source: &quot;Registre Etat Civil de Trifouillis&quot;, disponible aux AD00XX, j&#39;indique à mon correspondant que s&#39;il veut trouver l&#39;

  • Isabelle| 15 avril 2012

    @Jordi @Jimbo C&#39;est là que les choses se compliquent. Le but étant de retrouver à coup sûr et rapidement le document (quelque soit son support : numérique, papier …)il faut que la source soit correctement renseignée dans la base de données.<br />Or une chose capitale, c&#39;est de connaître l&#39;emplacement physique du document (sur un site d&#39;AD, sur son disque dur, dans une boîte à

  • Jordi| 14 avril 2012

    Je suis, mon cher Jimbo, bien d&#39;accord avec toi (Ce qui, d&#39;ailleurs, est un alexandrin !).<br />Comme je le disais, il ne faut pas confondre &quot;source&quot; et &quot;fichier&quot;.<br />Chez moi, une source est notée, par exemple :<br />&quot;Chevillon : BMS (1721-1760) – Archives départementales 89 – 4E103/E1 – vue 196 – 6 juillet 1756&quot;<br />A cette source, je peux éventuellement

  • Jimbo| 14 avril 2012

    Bonsoir à tous,<br /><br />J&#39;avais fait une réponse, mais j&#39;ai du me planter car je ne la vois plus.<br /><br />J&#39;ai l&#39;impression ici que beaucoup associe Source avec Média (ou fichier image). Avec une règle: 1 Source = 1 Média.<br /><br />Pour ma part, pour tout ce qui est Registres Paroissiaux et Etat-Civil, j&#39;ai pris le partie de considérer que les régistres d&#39;une

  • Guillaume R| 14 avril 2012

    Bonjour<br /><br />La liste Norme-Genealogie http://fr.groups.yahoo.com/group/norme-genealogie/ s&#39;était intéressé à ce sujet et d&#39;autres… Les conclusions ont été reprises dans le Wiki FGW http://www.francegenweb.org/~wiki/index.php/Organiser /><br />Il est possible de relancer la discussion sur la liste ou le wiki ;o) <br /><br />Bien @micalement<br /><br />Guillaume

  • Jordi| 14 avril 2012

    Isabelle, tu as totalement raison. Ou disons en tout cas, que je suis totalement d&#39;accord avec toi.<br />Un simple numéro d&#39;ordre devrait être suffisant. Même si je ne le fais pas, je pense qu&#39;il faut dissocier la cote du document de son contenu. C&#39;est d&#39;ailleurs ce que nous faisons pour les archives postérieures à 1940. Tout est coté dans une seule et même série (W), avec un

  • Isabelle| 14 avril 2012

    Le couple base de données-document est important. Dans l&#39;absolu, on ne devrait même pas avoir à nommer de manière complexe (avec plusieurs items) la photo numérique d&#39;un document, ni à les ranger dans des dossiers puis sous-dossiers. Si on travaille en suivant une logique du &quot;document&quot; il ne devrait avoir qu&#39;une cote de rangement comme en documentation : le contenu du

  • Jordi| 14 avril 2012

    Ceci dit, à la réflexion, je pense qu&#39;il ne faut pas mélanger &quot;source&quot; et &quot;fichier&quot;. Ce dont nous parlons ici est le nommage des fichiers. Mais ces fichiers ne deviennent réellement des sources que dans le cadre de l&#39;exploitation que nous en faisons dans nos logiciels respectifs. C&#39;est donc dans ce logiciel que nous nommerons une source, liée (ou non) à un fichier.

  • Anonymous| 14 avril 2012

    bonjour,<br /><br />vos remarques sont toutes très inintéressantes. et je suis a 100% Ok avec le fait que c&#39;est une histoire Perso, mais aussi de logiciel. chacun range sa maison et sa vie en fonction de son vécu. <br /><br />difficile d’être dans et a l&#39;identique.<br /><br />Perso, j&#39;ai beaucoup de mal a retenir une séquence de nombres et chiffres, comme Jordy et Mistike. problème de

  • Jordi| 13 avril 2012

    J&#39;en avais déjà discuté avec Sophie, mais voici mon schéma de nommage personnel.<br />J&#39;utilise : pays_département_commune_année_mois_date_fonds_type_numero<br />Ce qui donne, par exemple : <br />FR_09_042_1818_01_19_EC_M_001<br />Avec la signification suivante :<br />FR = France<br />09 = Ariège<br />042 = code Insee de Labastide-de-Sérou<br />1818 = année<br />01 = mois<br />19 = jour<

  • Jimbo| 13 avril 2012

    Je te rejoins tout à fait Sophie sur ta phrase &quot;ne copiez pas, faites selon votre pratique&quot;.<br /><br />Toutes les descriptions ci-dessus sont codifiées pour des actes d&#39;état civil avec l&#39;idée de base: 1 Evenement = 1 Source<br /><br />Je viens justement de finir le renommage de mes sources, ou plutôt devrais je dire, la cure d&#39;amaigrissement de mon dictionnaire des sources.

  • Mistike| 13 avril 2012

    En attendant de trouver l&#39;utilitaire pour meta-tagger automatiquement mes ~1000 sources jpg actuelles, ou en attendant de trouver le courage de le développer moi-même, je teste une autre solution pour les nouvelles. Dans 99% des cas, mes images sont des copies d&#39;écran faites avec SnagIt. Il permet d&#39;ajouter automatiquement une légende sur l&#39;image (ou en dessous) lors de la prise.<

  • Sophie Boudarel| 13 avril 2012

    @Mistike, tu as dit le mot clé dans ta réponse : tu as réfléchi à ton utilisation et choisi ce qui te convient le mieux. <br /><br />Bien que je rêve d&#39;un standard pour le nommage des sources, c&#39;est aussi le message que je veux faire passer : ne copiez pas, faites selon votre pratique.<br />Encore une fois, je raisonne d&#39;abord par individu, donc pour moi, commencer par le nom me

  • Mistike| 13 avril 2012

    aaah zut il a mangé mes &lt; et &gt;<br />Je disais donc :<br />*code-pays*_*code-commune*_*numero-paroisse*_*aaaammjj*_*nuero-incremental*_*page-si-besoin*

  • Mistike| 13 avril 2012

    Personnellement, je suis arrivée assez vite à ne pas mentionner le nom de la personne dans le nom de la source. Pour plusieurs raisons, dont les principales étaient :<br />- une source peut correspondre à plusieurs personnes. Ou aucune<br />- faciliter la recherche et surtout le tri<br />- séparer le contenant (le document) du contenu (les données)<br />- harmonisation (pas au sens esthétique du

  • Sophie Boudarel| 13 avril 2012

    Bonjour Isabelle,<br /><br />Merci pour ton commentaire ^_^<br /><br />Effectivement mettre AD42 alors que j&#39;indique le département est redondant, dans ce cas, il suffit d&#39;indiquer AD. Bonne remarque !<br /><br />La longueur du nom est un sujet sur lequel j&#39;ai longuement réfléchi. Pour que ce soit clair, il faut éviter l&#39;usine à gaz. L&#39;exemple donné est le cas extrême, car les

  • Isabelle| 13 avril 2012

    Bonjour Sophie,<br />ce que je trouve très intéressant dans ton article, c&#39;est que tout généalogiste doit savoir se remettre en question pour réadapter sa façon de faire en fonction de ses objectifs.<br />Ça c&#39;est capital à mon sens.<br />Deux petits points de détails :<br />- Pour que le nom de la source soit efficace il ne faut pas qu&#39;il soit trop long donc éviter les répétitions, à

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