Faire le ménage dans son logiciel de généalogie

Quand on ne sait plus par quel bout prendre sa généalogie dans son logiciel préféré, il est temps de faire le ménage.

Depuis quelques années maintenant, je vous propose régulièrement sur ce blog, des méthodes et des astuces pour vous aider dans l’organisation de vos données généalogiques.

Avant de publier des billets sur tel ou tel sujet, je cherche, je développe, je teste. Toute personne censée ferait cela sur une base spécialement créée pour ces tests. Oui mais… pour mieux appréhender les difficultés que les uns pourraient rencontrer, ou apprécier le bénéfice que les autres pourraient en tirer, il faut aussi des cobayes. Présentement, le cobaye, c’est moi.

Cela fait un moment où j’ai du mal à me lancer de nouveau dans mes recherches. J’ouvre mon logiciel de généalogie, je regarde l’état de la base, et je la referme. J’ai donc profité des vacances pour m’interroger sur ce qui m’empêchait de m’y remettre sérieusement.

Le verdict est tombé : c’est le bazar total dans ma base de données généalogiques ! Et oui, à force de tester, ça finit par ne ressembler à rien.

 

Première étape : Analyser le problème

 

Quand j’ai commencé, je nommais les documents « acte de naissance » (ou décès, etc.). Puis, je les ai nommés « naissance », voire « naissance de … ». De plus, mon raisonnement était le suivant : un évènement égale une source qui lui est propre. Ma base compte plus de 2 000 individus. Si je considère, au minimum trois évènements (naissance/baptême, mariage, décès) par individu, j’arriverais à un minimum de 6 000 sources. Ce n’est pas envisageable ; du moins, tel que je conçois ma base idéale.

Actuellement, le dictionnaire des sources dans mon logiciel de généalogie ressemble à cela :

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Dictionnaire des sources – Avant.

 

Il n’y a aucune cohérence.

Regardons maintenant, le dictionnaire des lieux :

 

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Dictionnaire des lieux – Avant

 

Le problème est le même. Des lieux ont des codes, d’autres pas ; certains ont des coordonnées, d’autres pas ; enfin, la gestion des hameaux est anarchique.

Deuxième étape : Définir le besoin

Sur ce point, j’ai avancé depuis longtemps. Après moult tâtonnements, j’ai trouvé une structure de suivi des sources qui me convienne, et je l’applique pour chaque nouvelle source saisie dans le logiciel (voir « Quatrième étape »)

Il en va de même pour les lieux. Dans Heredis, les hameaux sont généralement saisis dans la zone Subdivision. Le problème est que cette zone n’est pas géolocalisable. Hors, nos ancêtres aimaient bouger de hameaux en hameaux. Certes, ils pouvaient faire des saut de puce de 2 km, mais c’était suffisant pour les faire changer de département. J’ai besoin, et j’aime, les suivre à la trace. J’ai donc choisi de saisir, dans la zone Commune, les lieux selon la codification de Geneanet : [Lieu-dit] – Ville. Je créé ainsi un nouveau lieu, auquel j’ajoute les coordonnées exactes (j’utilise pour cette étape le site Itilog).

 

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Affichage des hameaux dans Heredis.

 

Troisième étape : Mettre en place un plan d’actions

Trouver ce qui ne va, définir ce que je voudrais, ce sont les étapes les plus simples. Passer à l’action est une autre étape qui peut être vite décourageante face à l’ampleur de la tâche. Pour garder la motivation intacte, et dans mon cas, la retrouver, j’ai appliqué un principe simple de la gestion de projet : découper les gros morceaux en petites tâches. J’y ai même ajouté un bonus 😉

Connaissez-vous Trello ?

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. « Il est basé sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches » (source : Wikipedia). Son point fort ? Outre sa gratuité, il est très simple d’utilisation.

Je l’utilise pour suivre mon projet de ménage généalogique. Avec près de 700 sources, dont les trois-quarts sont à reprendre, j’ai choisi d’avancer par étape.

 

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Plan d’action dans Trello

 

Dans mon tableau « Ménage base généalogie », j’ai créé une liste Sources, dans laquelle j’ai commencé à recenser les sources. Il y a une carte pour les sources nommées « Acte de décès », une pour « Acte de mariage », etc. J’ai également créé une liste pour les lieux. Mon approche ici est simple, lorsque j’aurai terminé de reprendre toutes les sources, je m’attaquerai aux lieux, en procédant par département. La liste Chemises sera pour plus tard. Il s’agira alors de finir de vider toute la généalogie papier (vieilles photocopies, fiches individuelles, …)

Quatrième étape : Passer à l’action !

Analyser, définir, mettre en place c’est bien. Mais comment se motiver pour passer à l’action ? Trello a une option intéressante…

 

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Trello – Suivi d’avancement de projet

 

Dans Trello, vous mettez en place un tableau, créez une liste, puis des cartes dans chacune des listes. En cliquant sur une carte, vous avez accès à différentes options, dont une liste de choses à faire (Checklist). J’ai créé autant de lignes, que j’avais de sources nommées « Acte de décès ». Dès que j’ai traité une source, je la coche dans la liste, et Trello calcule l’avancement du projet. Personnellement, je trouve cela assez gratifiant de voir la ligne d’avancement progresser.

Aujourd’hui, le dictionnaire des sources et celui des lieux commencent à prendre forme dans le logiciel.

 

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Saisie Source – Après

 

Je ne saisis plus une source par évènement. Je travaille à partir d’Archives, la source sera donc l’archive, ou plus précisément, le registre dans lequel j’aurais trouvé l’information. En complément, dans la zone commentaire de l’évènement, j’indique la vue de l’acte.

 

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Heredis – Saisie d’une source sur la fiche individu

 

Le dictionnaire des lieux commence aussi à avoir meilleure allure.

 

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Dictionnaire des lieux – Après

 

 

 

Quid de la recherche et du plaisir ?

 

Depuis que j’ai pris le problème à bras le corps, et que j’ai mis cette organisation en place, non seulement le plaisir est revenu, mais je continue aussi les recherches.

En actualisant une source :

  • J’en profite pour mettre à jour le fichier numérique (dossier de rangement, nom)
  • Si l’acte n’est pas dans le dossier, je le recherche en ligne (j’ai une source et pas d’acte ? Je sais, ce n’est pas bien. Ne parlons pas du cas inverse…)
  • Si besoin, j’en profite pour reprendre le lieu (ainsi, je fais d’une pierre deux coups 😉 )
  • Je transcris systématiquement tous les actes
  • J’en profite pour mettre à jour les informations que j’extrais suite à la transcription

Enfin, ce ménage me permet d’avoir une meilleure vision de ma base, de me replonger sur des individus, de voir des faits apparaître. Je les note, je note les idées que cela me donne sur leurs fiches :

  • Ainsi, ces deux fils déclarant le décès de leur mère à Faverges, en Haute-Savoie, alors qu’ils habitent Paris. Ils ont donc fait le déplacement pour accompagner leur mère dans son dernier voyage. Je note de chercher de quoi elle a pu mourir, et de faire des recherches sur les trajets Paris, Haute-Savoie en 1878.
  • Ainsi, cette ancêtre morte à 34 ans. Je note dans sa fiche de rechercher si elle est morte en couche, de maladie, d’accident ?

La seule contrainte que je m’impose est de ne pas commencer ces recherches, tant que les sources, les lieux, les dossiers qui traînent n’auront pas été traités. La tentation est grande, mais je résiste. Plus je résiste, plus l’excitation monte, plus l’excitation monte, plus je mets tout en oeuvre pour en finir au plus vite. CQFD !

Si, comme moi, vous ne savez plus par quel bout prendre votre généalogie, ou si vous souhaitez la remettre à plat, ne vous dites pas dès le départ « Avec la taille de ma base, ce n’est même pas la peine ». Découpez votre projet. Commencez par un petit bout, voyez ce que cela donne. Vous verrez, le jeu en vaut vraiment la chandelle.