Faire le ménage dans son logiciel de généalogie

Quand on ne sait plus par quel bout prendre sa généalogie dans son logiciel préféré, il est temps de faire le ménage.

Depuis quelques années maintenant, je vous propose régulièrement sur ce blog, des méthodes et des astuces pour vous aider dans l’organisation de vos données généalogiques.

Avant de publier des billets sur tel ou tel sujet, je cherche, je développe, je teste. Toute personne censée ferait cela sur une base spécialement créée pour ces tests. Oui mais… pour mieux appréhender les difficultés que les uns pourraient rencontrer, ou apprécier le bénéfice que les autres pourraient en tirer, il faut aussi des cobayes. Présentement, le cobaye, c’est moi.

Cela fait un moment où j’ai du mal à me lancer de nouveau dans mes recherches. J’ouvre mon logiciel de généalogie, je regarde l’état de la base, et je la referme. J’ai donc profité des vacances pour m’interroger sur ce qui m’empêchait de m’y remettre sérieusement.

Le verdict est tombé : c’est le bazar total dans ma base de données généalogiques ! Et oui, à force de tester, ça finit par ne ressembler à rien.

 

Première étape : Analyser le problème

 

Quand j’ai commencé, je nommais les documents “acte de naissance” (ou décès, etc.). Puis, je les ai nommés “naissance”, voire “naissance de …”. De plus, mon raisonnement était le suivant : un évènement égale une source qui lui est propre. Ma base compte plus de 2 000 individus. Si je considère, au minimum trois évènements (naissance/baptême, mariage, décès) par individu, j’arriverais à un minimum de 6 000 sources. Ce n’est pas envisageable ; du moins, tel que je conçois ma base idéale.

Actuellement, le dictionnaire des sources dans mon logiciel de généalogie ressemble à cela :

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Dictionnaire des sources – Avant.

 

Il n’y a aucune cohérence.

Regardons maintenant, le dictionnaire des lieux :

 

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Dictionnaire des lieux – Avant

 

Le problème est le même. Des lieux ont des codes, d’autres pas ; certains ont des coordonnées, d’autres pas ; enfin, la gestion des hameaux est anarchique.

Deuxième étape : Définir le besoin

Sur ce point, j’ai avancé depuis longtemps. Après moult tâtonnements, j’ai trouvé une structure de suivi des sources qui me convienne, et je l’applique pour chaque nouvelle source saisie dans le logiciel (voir “Quatrième étape”)

Il en va de même pour les lieux. Dans Heredis, les hameaux sont généralement saisis dans la zone Subdivision. Le problème est que cette zone n’est pas géolocalisable. Hors, nos ancêtres aimaient bouger de hameaux en hameaux. Certes, ils pouvaient faire des saut de puce de 2 km, mais c’était suffisant pour les faire changer de département. J’ai besoin, et j’aime, les suivre à la trace. J’ai donc choisi de saisir, dans la zone Commune, les lieux selon la codification de Geneanet : [Lieu-dit] – Ville. Je créé ainsi un nouveau lieu, auquel j’ajoute les coordonnées exactes (j’utilise pour cette étape le site Itilog).

 

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Affichage des hameaux dans Heredis.

 

Troisième étape : Mettre en place un plan d’actions

Trouver ce qui ne va, définir ce que je voudrais, ce sont les étapes les plus simples. Passer à l’action est une autre étape qui peut être vite décourageante face à l’ampleur de la tâche. Pour garder la motivation intacte, et dans mon cas, la retrouver, j’ai appliqué un principe simple de la gestion de projet : découper les gros morceaux en petites tâches. J’y ai même ajouté un bonus 😉

Connaissez-vous Trello ?

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. “Il est basé sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches” (source : Wikipedia). Son point fort ? Outre sa gratuité, il est très simple d’utilisation.

Je l’utilise pour suivre mon projet de ménage généalogique. Avec près de 700 sources, dont les trois-quarts sont à reprendre, j’ai choisi d’avancer par étape.

 

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Plan d’action dans Trello

 

Dans mon tableau “Ménage base généalogie”, j’ai créé une liste Sources, dans laquelle j’ai commencé à recenser les sources. Il y a une carte pour les sources nommées “Acte de décès”, une pour “Acte de mariage”, etc. J’ai également créé une liste pour les lieux. Mon approche ici est simple, lorsque j’aurai terminé de reprendre toutes les sources, je m’attaquerai aux lieux, en procédant par département. La liste Chemises sera pour plus tard. Il s’agira alors de finir de vider toute la généalogie papier (vieilles photocopies, fiches individuelles, …)

Quatrième étape : Passer à l’action !

Analyser, définir, mettre en place c’est bien. Mais comment se motiver pour passer à l’action ? Trello a une option intéressante…

 

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Trello – Suivi d’avancement de projet

 

Dans Trello, vous mettez en place un tableau, créez une liste, puis des cartes dans chacune des listes. En cliquant sur une carte, vous avez accès à différentes options, dont une liste de choses à faire (Checklist). J’ai créé autant de lignes, que j’avais de sources nommées “Acte de décès”. Dès que j’ai traité une source, je la coche dans la liste, et Trello calcule l’avancement du projet. Personnellement, je trouve cela assez gratifiant de voir la ligne d’avancement progresser.

Aujourd’hui, le dictionnaire des sources et celui des lieux commencent à prendre forme dans le logiciel.

 

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Saisie Source – Après

 

Je ne saisis plus une source par évènement. Je travaille à partir d’Archives, la source sera donc l’archive, ou plus précisément, le registre dans lequel j’aurais trouvé l’information. En complément, dans la zone commentaire de l’évènement, j’indique la vue de l’acte.

 

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Heredis – Saisie d’une source sur la fiche individu

 

Le dictionnaire des lieux commence aussi à avoir meilleure allure.

 

logiciel-genealogie-heredis-lieux

Dictionnaire des lieux – Après

 

 

 

Quid de la recherche et du plaisir ?

 

Depuis que j’ai pris le problème à bras le corps, et que j’ai mis cette organisation en place, non seulement le plaisir est revenu, mais je continue aussi les recherches.

En actualisant une source :

  • J’en profite pour mettre à jour le fichier numérique (dossier de rangement, nom)
  • Si l’acte n’est pas dans le dossier, je le recherche en ligne (j’ai une source et pas d’acte ? Je sais, ce n’est pas bien. Ne parlons pas du cas inverse…)
  • Si besoin, j’en profite pour reprendre le lieu (ainsi, je fais d’une pierre deux coups 😉 )
  • Je transcris systématiquement tous les actes
  • J’en profite pour mettre à jour les informations que j’extrais suite à la transcription

Enfin, ce ménage me permet d’avoir une meilleure vision de ma base, de me replonger sur des individus, de voir des faits apparaître. Je les note, je note les idées que cela me donne sur leurs fiches :

  • Ainsi, ces deux fils déclarant le décès de leur mère à Faverges, en Haute-Savoie, alors qu’ils habitent Paris. Ils ont donc fait le déplacement pour accompagner leur mère dans son dernier voyage. Je note de chercher de quoi elle a pu mourir, et de faire des recherches sur les trajets Paris, Haute-Savoie en 1878.
  • Ainsi, cette ancêtre morte à 34 ans. Je note dans sa fiche de rechercher si elle est morte en couche, de maladie, d’accident ?

La seule contrainte que je m’impose est de ne pas commencer ces recherches, tant que les sources, les lieux, les dossiers qui traînent n’auront pas été traités. La tentation est grande, mais je résiste. Plus je résiste, plus l’excitation monte, plus l’excitation monte, plus je mets tout en oeuvre pour en finir au plus vite. CQFD !

Si, comme moi, vous ne savez plus par quel bout prendre votre généalogie, ou si vous souhaitez la remettre à plat, ne vous dites pas dès le départ “Avec la taille de ma base, ce n’est même pas la peine”. Découpez votre projet. Commencez par un petit bout, voyez ce que cela donne. Vous verrez, le jeu en vaut vraiment la chandelle.

Commentaire (18)

  • En manque de motivation généalogique ? Rien n'est perdu ~ La Gazette des Ancêtres| 24 août 2015

    […] J’évoque cet outil gratuit dans l’article Faire le ménage dans son logiciel de généalogie, publié le 28 juillet […]

  • Grand BAZAR généalogique ! | Feuilles d'ardoise| 10 août 2015

    […] reste à l’orée de ma forêt et je ne sais par où entrer… Comme dit Sophie, dans son article Faire le ménage dans son logiciel de généalogie – et qui tombe à point nommé – c’est le bazar ! Je suis comme un voyageur devant […]

  • selma cayol| 29 juillet 2015

    Ok, ça semble intéressant, mais tous les logiciels de généalogie ne sont pas identiques et ne présentent pas les mêmes fiches ni ……

    Ce qui me gêne, c’est le fait de vouloir quantité de logiciels et d’applications pour gérer un seul logiciel de saisies généalogiques(j’utilise Ancestrologie depuis 2001) …. a quoi ça peut bien servir, personnellement je n’utilise que mon logiciel de saisies, rien d’autre car je n’aime pas me disperser, j’ai télécharger Evernote en espérant que ça puisse me servir, mais non, d’abord c’est trop compliqué ensuite , je n’ai pas vu l’utilité de télécharger plusieurs fois les mêmes fichiers et images que j’ai déjà dans mes fichiers !!

    d’autres avis ???
    bonne journée
    selma cayol

    • Sophie| 30 juillet 2015

      Bonjour Selma,

      Je n’utilise qu’un logiciel de généalogie, Heredis. Trello est en support le temps de gérer le nettoyage de la base, afin de ne pas perdre le fil du projet à long terme.
      Les logiciels de généalogie proposent de plus en plus de choix et permettent de, presque, tout faire maintenant, de la gestion des médias à la gestion des notes de recherche. Toutefois, si certains se contentent du logiciel, d’autres préfèrent développer des outils sur Excel, Word, ou autre, car ils sont plus à l’aise. C’est simplement une question de pratique personnelle.

  • Feuilles d'Ardoise| 29 juillet 2015

    Merci Sophie ! Voilà un article qui tombe vraiment au bon moment ! Je suis également en plein “ménage” généalogique. Le problème est que j’ai plus de 20 000 individus ( et “seulement” 12 000 sources environ…). Je vais me pencher sérieusement sur ce nouveau “jouet” qu’est Trello ! J’ai tendance à m’éparpiller très vite et à faire des recherches de tous les côtés à la fois. Mais je ne me vois pas reprendre toutes mes sources, et surtout, pourquoi est-ce dérangeant d’en avoir beaucoup ?

    • Sophie| 30 juillet 2015

      Si tu t’y retrouves dans les 12 000 sources, il n’y a pas de souci. Avec près de 700 sources, pour moi c’était le bazar ! Une question de personnalité, j’aime que ce soit synthétique. Je reprends les sources, pour qu’elles aient toutes le même format.
      Trello est très pratique pour gérer un projet, et si tu veux avancer dans ton ménage, je te le recommande.

      Comme je le dis dans l’article, le plus dur est de rester concentrer sur son objectif, et de ne pas repartir sur les recherches dans tous les sens. Du moins, c’est ce que je me suis fixée, mais une petite incartade de temps en temps, ne fait pas de mal 😉

  • Bruno Callens| 29 juillet 2015

    Bonjour,

    Gramps est au départ un logiciel sous Linux. Il fonctionne mieux sous ce système d’exploitation (je suis sur ubuntu 15.04…qui marche à merveille).

    Il est peut-être “rustique” et un peu difficile d’accès au début, il est d’utilisation très simple une fois que le principe de fonctionnement est acquis. Par contre, il est vrai que c’est beaucoup de clics et d’ouvertures de fenêtre pour une opération de base…

    @ Yannick Le Gedcom actuel est obsolète depuis longtemps, ne serait-ce que, pour prendre un seul exemple il ne gère pas les événements partagés (sauf erreur de ma part). Et comme en plus, la “grammaire” n’est pas respectée par la plupart des éditeurs qui n’en font qu’à leur tête, cela aggrave les choses.

    Il y a bien le gedcomx qui, normalement, devrait prendre la suite ( http://www.gedcomx.org/ ) mais on en entend guère parler…

  • Frantztztz| 29 juillet 2015

    Très intéressant cette façon de classer les lieux-dits. Qu’est ce que ça donne dans l’exportation dans Geneanet ?

    • Sophie| 29 juillet 2015

      Bonjour François,

      Il ne devrait pas y avoir de problème puisque cela reprend la norme Geneanet. J’ai également vérifié auprès de l’équipe Heredis qui m’a assuré que cela ne pose pas de problème dans le Gedcom.
      Maintenant, je te réponds au conditionnel car je fais les mises à jour au fur et à mesure dans Geneanet. J’en profite pour ajouter des photos d’actes ou de signatures. Au final, cela ne me prend pas plus de temps que d’envoyer régulièrement le Gedcom et je gère les modifications sur les fiches 😉

  • Bruno Callens| 28 juillet 2015

    Bonjour,

    Le problème vient aussi en partie du fait des limitations de votre logiciel.

    Personnellement j’utilise Gramps qui est un logiciel assez “rustique” au premier abord mais je pense que les développeurs ont résolu de manière satisfaisante de mon point de vue un certain nombre de problèmes en particulier la gestion des lieux.

    Tous les types de lieux peuvent être pris en compte (hameau, lieu-dit, divisions administratives dans tous les pays du monde noms de rues (y compris en plusieurs langues), numéro de la maison et d’autres…

    Même les changements de dénomination pour un même lieu au cours du temps peuvent être gérés (une maison dont la numérotation a varié au cours du temps , problème auquel j’ai été confronté à Bruges au 19ème siècle avec le passage de la numérotation française à la numérotation autrichienne).

    De même, un même lieu a pû dépendre d’un autre état au cours du temps (Cas de l’alsace-Lorraine). Tout cela peut être géré. Voir, pour le détails :

    https://www.youtube.com/watch?v=z_Svav0tV1w

    Les sources, quant à elles, sont bien gérées à mon avis. Elles sont fondées sur une distinction entre la source et les citations (qui sont en quelque sorte des “sous-sources”, des subdivisions au sein d’une source).

    En gros, pour un acte de naissance le 18 janvier 1860 et une autre du 20 janvier

    Source : Acte de naissance – Localité – Année 1860
    Citation : Acte n°15
    Citation : Acte n° 20
    Citation : Acte n°…

    On utilise la même source pour l’ensemble des naissances de 1860, l’acte lui-même étant précisé par la citation (qui peut référencer aussi bien le numéro d’un acte que la page d’un document).

    De cette manière n’importe quelle donnée (une profession ou une adresse) peut être sourcée au niveau de la citation.

    Tout ceci est relié aux différents dépôts d’archives (qui peuvent être plusieurs) et il peut être précisé que telle source peut se trouver sous différentes formes (papier, microfilms) et peut être consulté dans tel ou tel dépôt (qui peuvent être plusieurs). Leur base de données a été parfaitement modélisée (les sources, les citations et les dépôts sont dans des tables différentes).

    Personnellement ce système me convient. Voir aussi

    https://www.youtube.com/watch?v=ato3n0ZQ6hY

    https://www.youtube.com/watch?v=irNEaIR_vak

    Où tout est expliqué…Heredis est peut-être esthétique mais…

    • Sophie| 29 juillet 2015

      Bonjour Bruno,

      Après plusieurs essais, Gramps n’est pas mon logiciel de choix, beaucoup trop tourné usine à gaz à mon goût. En outre, sur Mac, la stabilité n’est pas garantie. Je ne veux pas rentrer dans une guerre des logiciels. J’ai travaillé sur beaucoup d’entre eux, sous Windows ou Mac. In fine, c’est à l’utilisateur final de faire son choix en fonction de ses aptitudes, désirs, choix et façon d’envisager sa généalogie.

  • Jimbo Génêalogie| 28 juillet 2015

    Tiens, cette nouvelle gestion du dico des sources me dit vaguement quelque chose :-)))

    Bon courage pour le grand ménage. Brigitte a eu pas mal de boulot pour ce passage source unique à source générique.

    Je m’interroge toujours pour le dico des lieux et je pense qu’il va falloir que je me lance. A moins qu’Heredis ait la bonne idée de mettre en place un dico des subdivisions avec géolocalisation associée.

    • Sophie| 29 juillet 2015

      Bonjour Jean-Marc,

      J’avais commencé la mise à jour quand tu as publié ton article, mais je ne m’y tenais pas sérieusement ! De mémoire, tu as une gestion encore plus générique que la mienne.
      Pour les lieux, et la géolocalisation des subdivisions, je m’étais renseignée auprès des autorités 😉 et ce serait dans les cartons. Ma façon actuelle de gérer ne pose pas, et ne poserait pas de problème en cas d’évolution dans ce sens. Du moins, c’est ce qui m’a été assuré.
      Si tu veux profiter pleinement de la géolocalisation, je te recommande ma façon de faire, en attendant mieux !

  • Yannick| 28 juillet 2015

    Bonsoir,
    Et certains vont me dire que la norme GedCom est obsolète!
    Franchement la grammaire GedCom parle très bien de tous ces points et les gère très bien. Le problème est qu’il faudrait déjà la respecter.

    Les lieux
    Lieux-dits,Commune,Insee,Postal,Département,Région,Pays est le format général qui devrait être appliqué en 5.5 si tu veux la 5.5.1 tu peux rajouter en sous-tag LATI et LONG pour les coordonnées idoines

    Les sources
    Il suffit de réfléchir à l’envers de ce que nous faisons classiquement individu–>sources–>dépôt
    On voit de suite ce qui est à faire et la norme la aussi est parfaite.

    Je dis cela mais bon chacun fait comme il veut mais faut pas venir pleurer après que le fichier est pourri parce que le logiciel utilisé ne sait pas travailler.

    Pour 2000 individus je te suggèrerais de recommencer tout ton travail de saisie avec un logiciel respectant la norme, Ancestris par exemple.

    Amitiés

    • Sophie| 29 juillet 2015

      Bonjour Yannick,

      Il faudrait qu’Ancestris fonctionne sous Mac…

      Je ne veux pas rentrer dans une guerre des logiciels. J’ai travaillé sur beaucoup d’entre eux, sous Windows ou Mac. In fine, c’est à l’utilisateur final de faire son choix en fonction de ses aptitudes, désirs, choix et façon d’envisager sa généalogie.

      • Yannick| 29 juillet 2015

        C’est Apple qui a changé sa gestion de Java. On cherche toujours la solution mais quand il n’y a que deux développeurs c’est pas facile d’avancer très rapidement. Je suis sûr que nos amis doivent se tirer des plombs dans la tête pour avoir la solution.

        Amitiés

  • Benoît Petit| 28 juillet 2015

    Bravo, tu nous remotives. ..je suis en cours de ménage et qui n’empêche pas les recherches puisque la réactualisation engendre de nouvelles recherches. Tout est lié. On joint l’utile à l’agréable.

    • Sophie| 29 juillet 2015

      Bonjour Benoît,

      Je suis heureuse de te remouiller ! Se lancer dans un grand ménage peut vite décourager face à l’ampleur de la tâche. C’est pour cela que ça faisait un moment que j’étais dessus, sans vraiment avancer. Aujourd’hui, je garde le rythme du ChallengeAZ, et le temps que je consacrais au Challenge, je le consacre au ménage du logiciel 😉

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