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Méthode & Organisation

Copie d’acte : que faire en cas de conflit avec le notaire ?

7 janvier 2023

Au cours de vos recherches généalogiques, vous avez pu découvrir qu’un acte a été établi chez un notaire par vos ancêtres. Il peut s’agir d’un contrat de mariage, d’un testament ou d’un document légal lié à un commerce. Dans la plupart des cas, vous devrez vous rendre aux archives départementales pour consulter le document. Cependant, si les archives du notaire n’ont pas été déposées aux archives, il faudra alors passer par son successeur. Dans certains cas, des conflits peuvent survenir entre le notaire et le demandeur. Dans cet article, nous examinerons comment réagir dans ce genre de situation et quelles solutions envisager.

J’ai entrepris de retracer l’histoire d’une verrerie familiale. En recherchant des informations sur cette entreprise dans la presse ancienne, j’ai découvert qu’à la mort de son époux, Jeanne Berthe Lavenant, l’arrière-grand-mère de mon mari, avait fait une déclaration d’option auprès d’un notaire parisien le 15 mars 1944.

Après une recherche dans la salle des inventaires virtuelle des Archives nationales, j’ai appris que les archives de ce notaire, pour la période qui m’intéressait, étaient toujours conservées chez son successeur. J’ai donc contacté ce dernier pour demander une copie de l’acte. Nous sommes rapidement entrés en conflit.


Les différentes raisons de conflit

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un conflit peut survenir entre le notaire et le demandeur. La principale est la mauvaise gestion des délais et des informations fournies. Les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels sont communicables sous un délai de 75 ans ou 25 ans après le décès de l’intéressé. Une erreur de calcul de votre part ou le manque d’information concernant le type d’acte, les personnes concernées, peuvent entraîner un refus. Une autre raison du conflit peut simplement provenir de la mauvaise volonté du notaire à fournir l’acte. Cette mésaventure m’est déjà arrivée. Toutefois, après un rappel à la loi, le notaire a communiqué le document demandé.

Bien que ma demande ait été détaillée et respectait les délais autorisés par la loi, l’office notarial m’a opposé, dans l’ordre de nos échanges :

  • Le secret professionnel ;
  • La demande d’un mandat de représentation accompagnée d’une pièce d’identité ;
  • Le fait que « seules les parties à l’acte, leurs héritiers, ayants droit ou juridiquement représentés, peuvent obtenir des copies d’actes notariés ».

Après un mois d’échanges et face à la mauvaise volonté du notaire, j’ai décidé de changer de méthode.


Comment réagir face à un conflit

Face à un conflit avec le notaire, la première chose à faire est de discuter avec lui. Le but est de comprendre les raisons du conflit et de trouver des solutions pour le résoudre. Dans mon cas, comme vous l’avez vu, cela n’a pas été productif.

Si le dialogue ne suffit pas, il est possible de faire appel à un médiateur. Ce dernier peut aider à trouver un terrain d’entente entre les deux parties. Dans ce cas, vous devez contacter le service des réclamations de la Chambre des Notaires du département concerné.

Exemple concret

Dans mon exemple, s’agissant d’un notaire parisien, j’ai contacté la Chambre des Notaires de Paris. Il est possible de déposer une réclamation en allant sur leur site via le menu «Services pour les particuliers» > «Les réclamations concernant un notaire». Vous remplirez d’abord un formulaire avec vos données personnelles. Vous recevrez ensuite un lien où vous pourrez rédiger votre réclamation. Si besoin, vous serez contacté par mail pour apporter des informations supplémentaires.

Après avoir enregistré ma réclamation en ligne, j’ai reçu un accusé de réception comportant un numéro de dossier. On m’a demandé de fournir des informations manquantes dans les quinze jours. Mon conseil : présentez un récit chronologique et détaillé des événements. Pour ma part, j’ai retracé l’ensemble de mes échanges et retranscrit les réponses du notaire.

Dix jours après, je recevais une copie de l’acte demandé.

Photo de David Pupaza sur Unsplash

Quand le notaire persiste…

Dans cet acte, il est fait mention d’un testament olographe rédigé en 1914. J’ai donc contacté de nouveau le notaire. Un conflit a éclaté de nouveau. J’ai reçu un premier mail de la même teneur que lors de ma première demande. J’ai rappelé alors le Code du Patrimoine. En retour, la juriste du cabinet m’a contacté et m’a donné un cours sur la communication des testaments :

  • « Notre devoir de confidentialité nous impose une procédure spécifique en matière de délivrance des actes »
  • « Les éléments que vous nous fournissez ne nous permettent pas en l’état d’établir votre lien avec le testateur ou si un dossier de succession est ou a été ouvert ».

Or, j’avais précisé très clairement dans ma première demande que le testament était daté du 5 août 1914. En outre, on m’a répondu que l’archiviste du cabinet ne reviendrait que le 4 janvier 2023, et que ma demande ne pouvait donc pas être traitée.

J’ai donc repris contact avec le service des réclamations de la Chambre des Notaires. Ils m’ont répondu qu’en l’absence de l’archiviste, ils ne pouvaient pas prendre ma demande en compte. Cependant, le 2 janvier (avant le retour de l’archiviste), j’ai reçu par mail une copie du testament demandé. Coïncidence ?

Faut-il saisir la CADA ?

La CADA s’est déclarée incompétente pour gérer les conflits entre notaire et particulier concernant la communication de documents datant de plus de 75 ans. Dans un arrêt du 21 juillet 2022, elle a estimé que ceci relevait d’archives et ne relevait donc pas de sa compétence.


Conclusion

Un conflit avec un notaire peut être frustrant et difficile à gérer face aux arguments légaux avancés par ce dernier. Cependant, il est important de garder son calme et de chercher des solutions pacifiques. Vérifiez d’abord que :

  • votre demande rentre dans les délais légaux
  • votre demande soit suffisamment détaillée.

Échangez avec le notaire pour comprendre son refus et, le cas échéant, corriger votre demande. Si votre conflit s’enlise, faites appel au service des réclamations de la Chambre des Notaires du département concerné.


Sources :

FranceArchives. « Les délais de communicabilité prévus par le code du patrimoine ».  https://francearchives.fr/fr/article/26287562.

« Conseil 20223522 – Séance du 21/07/2022 | La CADA ». https://www.cada.fr/20223522.

“Nouvelles dispositions communication des archives notariales (minutes et répertoires)” https://archives.ardeche.fr/data/dpaci_2009_026.pdf

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  1. Un retour d’expérience super intéressant et très utile !
    C’est tellement plus simple quand les archives sont conservées par des professionnels 😉
    Très belle année à toi et à tes proches et merci pour ce partage.

  2. Maintenant à la retraite je peux enfin me consacrer aux recherches historiques et de généalogie qui m’ont tjrs passionnées. J’ai été notaire de province pendant 40 ans et par manque de temps j’ai manqué de nombreux documents dont j’ai besoin aujourd’hui mais que je ne peux pas obtenir de mon successeur… Pour comprendre les non-rponses des notaires, il faut savoir:
    1) Que je commençais mon travail le matin à 08h pour le terminer entre 22 et 24h pour des dossiers tjrs urgents (clients et administrations) et qu’il ne me restait ps de temps pour faire des recherches.
    2) Que les archives de mon Etude, remontant à 1643, étaient enliassées dans le grenier de mes locaux (pour certains notaires en dehors).
    3) Et qu’aux salaires payés à mes collaborteurs, je ne pouvais en charger de faire des recherches, souvent imprécises.
    Merci à vous pour tous vos conseils.

    1. Merci Hélène. Les outils sont à notre disposition, mais nous ne le savons pas forcément. Il ne faut pas avoir peur de confronter un notaire, même si cela est exaspérant !

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