Comment transcrire un acte notarié : ma méthode pragmatique

Transcrire un acte notarié n’est pas toujours chose aisée : qualité de l’écriture du clerc, longueur du document, formules de droit… J’ai mis en place une méthode de transcription qui me permet de tirer le meilleur parti de ces documents.

Ce que je vais vous expliquer va peut-être choquer les plus puristes d’entre vous. D’autant plus qu’après avoir testé cette méthode pour ma généalogie, j’ai choisi de l’inclure également dans les rapports que je rédige pour mes clients.

Au commencement…

…Je transcrivais scrupuleusement les actes notariés, dans leur ensemble, ligne à ligne, mot à mot. J’avais ainsi entre une ou plusieurs dizaines de pages de transcription. Seulement, je n’en tirais rien.

Pour transcrire dans les règles de l’art, je finissais par entrer dans une sorte de mode automatique. Au final, l’acte était transcrit, mais qu’en avais-je retenu ? Il fallait que je reprenne tout depuis le début.

Cette méthode ne me convenait pas. J’ai alors réfléchi à une méthode plus pragmatique.

Je ne transcris plus ligne à ligne, mot à mot. Je me contente d’extraire la substantifique moelle.

Transcrire un acte notarié : ma méthode pragmatique

Aujourd’hui, lorsque je transcris, j’ouvre deux fenêtres dans mon ordinateur : à gauche, l’acte notarié, à droite un document préformaté.

Je saisis la date du document, le titre du document tel qu’il a été indiqué par le notaire, la cote de l’acte, le nom du notaire, sa résidence, le dépôt de l’acte.
J’indique ensuite les personnes présentes, puis je note les informations relevées dans l’acte.

En procédant ainsi, cela me permet de noter la bonne information au bon endroit. Ainsi, dans un acte de vente, le même acheteur peut acheter plusieurs objets, mais les mentions seront réparties sur plusieurs pages.
Maintenant, je note pour chaque personne, l’ensemble des achats. Je vois ainsi tout de suite l’ensemble des actions d’une même personne.

Si un autre acte est mentionné, je le note tout de suite dans le journal de recherches.

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Une méthode à minima ?

Si vous pensez que cette méthode est risquée, dangereuse, à minima … Détrompez-vous.

J’ai remarqué que j’étais beaucoup plus attentionnée. Je ne peux plus être en mode automatique. Je dois être attentive à qui fait quoi, pour l’insérer au bon endroit dans ma transcription.

Je suis tout autant attentive aux formules utilisées, que j’insère dans mon document lorsqu’elle apporte un éclairage important.

Comme dans une transcription classique, j’insère en note de bas de page la signification des termes inconnus ou techniques. Je note également le numéro de la page où je trouve l’information (pour pouvoir y revenir en cas de doute).

En conclusion, cette méthode de transcription des actes me permet d’être plus attentive et, au final, d’avoir un document synthétisé prêt à l’emploi.

Cette méthode est bien sût adaptable selon vos besoins et votre pratique. Pour preuve, rendez-vous sur le blog de Brigitte pour découvrir sa méthode pragmatique.

Vous avez une méthode similaire ? Vous avez lu cet article et essayé de votre côté ? N’hésitez pas à faire écho à cet article ou à celui à venir de Brigitte.